Ansæt en bogholder: jobopslag, spørgsmål til samtalen og regler

Løn, overenskomst og funktionærloven

Er virksomheden medlem af Dansk Erhverv Arbejdsgiver, er kontorarbejde typisk omfattet af Funktionæroverenskomsten for Handel, Viden og Service mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK. I DI hedder den tilsvarende overenskomst Industriens Funktionæroverenskomst. Ingen af dem har en fast minimalløn for voksne medarbejdere: lønnen aftales mellem virksomheden og medarbejderen. Er virksomheden ikke omfattet af en overenskomst, aftales løn og vilkår direkte med medarbejderen.

Bogføring er kontorarbejde, så funktionærloven gælder, når bogholderen i gennemsnit arbejder mere end 8 timer om ugen (§ 1). Det gælder også en deltidsbogholder, hvis vedkommende arbejder mere end 8 timer om ugen i gennemsnit; én fast dag om ugen er typisk under grænsen.

Er en funktionær ansat på prøve, kan du opsige med 14 dages varsel, så længe ansættelsen ikke har varet over 3 måneder (funktionærloven § 2, stk. 5). Ansættelsesbevisloven sætter en øvre grænse på 6 måneder for prøvetid, og ansættelsesbeviset skal gives til tiden: de fleste oplysninger senest 7 dage efter første arbejdsdag, resten senest efter en måned.

Det skal den nye bogholder kunne håndtere: bogføringsloven

Bogføringsloven fra 2022 har indført krav om digital bogføring. Virksomheder, der skal aflægge årsrapport, eller som har en nettoomsætning over 300.000 kr. i to år i træk, skal registrere transaktioner og opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem (§ 16). Kravet er trådt i kraft i etaper. Regnskabspligtige virksomheder med et registreret standardsystem blev omfattet fra det første regnskabsår, der startede 1. juli 2024 eller senere, så en virksomhed med kalenderår var omfattet fra 1. januar 2025. Med et ikke-registreret system gjaldt det fra det første regnskabsår, der startede 1. januar 2025 eller senere. Personligt ejede virksomheder over omsætningsgrænsen er omfattet fra 1. januar 2026.

Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (§ 12). Selve systemet betyder mindre: kan ansøgeren ét af de udbredte systemer, fx e-conomic, Dinero, Billy eller Uniconta, lærer vedkommende som regel et andet hurtigt. Spørg hellere til arbejdsgangene end til programnavne.

Momsfristerne afhænger af omsætningen. Under 5 mio. kr. om året afregnes moms som hovedregel halvårligt, mellem 5 og 50 mio. kr. kvartalsvis og over 50 mio. kr. månedligt. For halvårs- og kvartalsafregning er fristen den 1. i den tredje måned efter perioden, fx 1. september for første halvår. Nystartede virksomheder afregner kvartalsvis.

Jobopslag: skabelon til en bogholder

Udfyld det, der står i [klammer], og slet de linjer, der ikke passer. Skriv, hvad der ligger hos bogholderen, og hvad der ligger hos revisor. Det er det, en erfaren ansøger kigger efter. Baggrunden står i hvad der får ansøgere til at søge.

Bogholder til [virksomhed] i [by] — [fuldtid / xx timer om ugen]

[Virksomhed] er en [branche]virksomhed med [antal] ansatte og en omsætning på ca. [beløb]. Nu søger vi en bogholder, der kan tage ansvar for den daglige økonomi.

Det kommer du til at lave
- Løbende bogføring af køb, salg og omkostninger
- Afstemning af bank, debitorer, kreditorer og moms
- Opfølgning på kunder, der ikke har betalt, og betaling af leverandører
- Momsindberetning [hvert kvartal / halvår]
- [Lønkørsel for [antal] medarbejdere]
- Årsafslutning sammen med vores revisor

Vi forventer, at du
- har arbejdet selvstændigt med bogføring og afstemninger
- kender momsreglerne i praksis
- [har erfaring med [system], eller er hurtig til at lære et nyt system]
- arbejder omhyggeligt og siger til, når noget ikke stemmer

Vi tilbyder
- Løn fra [xxx] til [xxx] kr. om måneden
- [Faste arbejdstider / mulighed for hjemmearbejde en dag om ugen]
- [Pension, sundhedsordning]

Start: [dato]
Søg senest [dato]. Vi holder samtaler løbende. Spørgsmål? Ring til [navn] på [telefon].

Skriv kun de krav, du reelt vil sortere efter. Et bestemt system er sjældent et reelt krav, erfaring med afstemning og moms er.

Bruger du TrimHire, beskriver du stillingen med dine egne ord, og værktøjet skriver et udkast med løninterval og opgaver, som du retter til. Lovtjekket gennemgår teksten, før opslaget går ud.

Sådan finder du den rigtige blandt ansøgerne

Bestem på forhånd, hvad du sorterer efter, og hold dig til det for alle ansøgere. For en bogholder er det typisk erfaring med selvstændig bogføring og afstemning, moms og eventuelt løn. Skriv kort ned, hvorfor en ansøger går videre eller ikke gør.

Giv gerne de bedste en lille praktisk opgave, fx en bankafstemning med et par bevidste fejl. Det viser mere end et CV. I TrimHire rangerer værktøjet ansøgerne efter kravene i dit opslag og skriver en kort begrundelse ved hver; du vælger selv, hvem der skal til samtale, og ingen bliver afvist automatisk.

Spørgsmål til jobsamtalen

Stil de samme spørgsmål til alle, og skriv svarene ned undervejs. Bed om konkrete eksempler. Forskningen bag står i strukturerede og ustrukturerede samtaler.

Bogføring og afstemning

• Bankkontoen går ikke op med bogføringen. Hvordan finder du fejlen?
• Hvor ofte afstemmer du bank, debitorer og kreditorer, og hvordan dokumenterer du det?
• Hvad gør du med et bilag, du ikke ved, hvor skal bogføres?

Moms og indberetninger

• Hvornår skal vi indberette moms, hvis vi afregner halvårligt? Svaret er den 1. i den tredje måned efter perioden, fx 1. september for første halvår.
• Hvordan afstemmer du momsen, før du indberetter?
• Har du håndteret køb eller salg med udlandet, og hvad betyder det for momsen?

Debitorer, kreditorer og løn

• Hvordan følger du op på en kunde, der ikke betaler?
• Hvordan sikrer du, at vi ikke betaler den samme leverandørfaktura to gange?
• Har du kørt løn? Hvad tjekker du, før lønnen bliver sendt?

Årsafslutning og samarbejde

• Hvad forbereder du til revisor ved årsafslutningen?
• Hvordan siger du til ledelsen, at der er noget i økonomien, der ikke ser rigtigt ud?
• Hvilke bogføringssystemer har du arbejdet i, og hvordan lærte du et nyt?

Det må du ikke spørge om

Forskelsbehandlingsloven forbyder at forskelsbehandle ansøgere på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse. For de fleste af de forhold må du heller ikke bede om eller bruge oplysningerne (§ 4). Ligebehandlingsloven kræver, at mænd og kvinder behandles lige ved ansættelse.

Spørg derfor ikke til alder, familieplaner, graviditet, religion, politisk holdning eller hvor kandidaten "egentlig kommer fra". Du må ikke bede om ansøgerens alder i ansøgningen eller skrive en bestemt alder i opslaget (forskelsbehandlingsloven § 5). Graviditet står ikke på listen over oplysninger, du ikke må bede om, men spørgsmål om alder eller graviditet kan få en afvist ansøger til at formode forskelsbehandling. Så er det arbejdsgiveren, der skal bevise, at der ikke er forskelsbehandlet: for alder efter forskelsbehandlingslovens § 7 a, for graviditet efter ligebehandlingslovens § 16 a.

Helbred må du kun spørge til, hvis en sygdom vil have væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden i netop det job, og du skal sige, hvilke sygdomme eller symptomer du spørger til (helbredsoplysningsloven § 2). Spørgsmålet skal knytte sig til de konkrete opgaver, fx at sidde ved en skærm det meste af dagen, og ikke til sygehistorien generelt. Kandidaten har selv pligt til at oplyse om sygdom, der har væsentlig betydning for arbejdet (§ 6).

Afsnittet er en kort gennemgang, ikke juridisk rådgivning. Lovteksterne står i kildelisten.

Et kort fagligt tjek før samtalen

I TrimHire kan du sende de ansøgere, du har valgt til samtale, et kort fagligt tjek: 10 spørgsmål med tre svarmuligheder og 15 sekunder til hvert. For en bogholder kan tjekket fx spørge til begreber som råbalance, momstilsvar, afløftningsbilag, periodeafgrænsningspost og AM-bidrag. Det er ord, en erfaren bogholder kender, og som er svære at nå at slå op på 15 sekunder.

Tjekket er valgfrit, og det afviser aldrig nogen automatisk. Det giver dig noget konkret at tale ud fra til samtalen, hvor det er dig, der beslutter.

Til dig, der skal til samtale som bogholder

Arbejdsgiveren vil vide, om du kan arbejde selvstændigt, finde en fejl og sige til i tide. Forbered et par eksempler, fx en afstemning, der drillede, eller en proces, du har gjort enklere.

• Find virksomhedens seneste årsrapport i CVR-registret, så du kender størrelsen og nøgletallene.
• Vær klar til en praktisk opgave, fx en bankafstemning.
• Gå spørgsmålene ovenfor igennem, især dem om afstemning og moms.
• Spørg selv: Hvad laver revisor, og hvad laver jeg? Hvilket system bruger I? Hvem afløser, når jeg har ferie?

Søger du selv job? Se de åbne stillinger på TrimHire.