Sådan behandler vi dine oplysninger

Dataansvarlig

TRIMHIRE ApS, CVR 46614011, Kokhaven 65, 5800 Nyborg, Danmark. Kontakt: kontakt@trimhire.io .

Vores to roller

• Besøgs- og kontodata: her er vi dataansvarlige — det er os, der bestemmer, hvordan data behandles.
• Kandidatdata: når en virksomhed bruger TrimHire til at rekruttere, behandler vi ansøgeres data på virksomhedens vegne. Virksomheden er dataansvarlig; vi er databehandler, og der indgås en databehandleraftale.

Hvilke oplysninger vi behandler

• Kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefon) for brugere og ansøgere.
• Jobopslag, ansøgninger, CV'er, screeningsvar og korrespondance.
• Automatisk genererede vurderinger og udkast (opslag, beskeder, kontrakt).
• Tekniske log-data, der er nødvendige for driften.

Vi beder aldrig om følsomme oplysninger (art. 9 — fx helbred, etnicitet, fagforening) og screener aldrig på alder, køn eller etnicitet.

Formål og retsgrundlag

• Levering af tjenesten og opfyldelse af aftalen — GDPR art. 6, stk. 1, litra b.
• Rekruttering og vurdering af kandidater på vegne af virksomheden — legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f.
• Talentpulje og SMS-beskeder — samtykke, art. 6, stk. 1, litra a (kan altid trækkes tilbage).
• Bogføring — retlig forpligtelse, art. 6, stk. 1, litra c (bogføringsloven, 5 år).
• Bekræftelse af firmamail, før vi opretter stillingsannoncer i en virksomheds navn hos offentlige jobbanker (Jobnet, Platsbanken, Arbeidsplassen): vi gemmer den bekræftende persons mailadresse, IP-adresse, browserens navn og version, tidspunktet og den tekst, personen bekræftede. Formålet er at kunne dokumentere over for jobbanken, at virksomheden selv har bedt om annoncerne, og at forhindre, at nogen annoncerer i en fremmed virksomheds navn — legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f. For at kontrollere, at mailadressen hører til virksomheden, sammenligner vi domænet med CVR-registret, og passer det ikke, vurderer en AI-model hos Anthropic (se underdatabehandlerne) mailadressen og virksomhedens offentlige oplysninger fra CVR-registret. AI'en kan kun godkende; er den i tvivl, kontrollerer en medarbejder hos os sagen.

Automatiske afgørelser

Vi bruger AI til at forberede vurderinger og udkast — men et menneske træffer altid selve beslutningen. Der sker ingen fuldautomatisk afvisning eller ansættelse (GDPR art. 22). AI-genereret indhold er tydeligt markeret (EU AI Act art. 50), og hver beslutning logges med begrundelse.

Underdatabehandlere

Vi bruger følgende underdatabehandlere. Overførsler til USA sker på Data Privacy Framework og/eller EU’s standardkontraktbestemmelser (SCC):

• Anthropic PBC — AI-vurdering, udkast til opslag/mails/kontrakt (USA, DPF/SCC).
• Google (Gemini) — AI-behandling (betalt tier, ingen træning) (USA, DPF/SCC).
• Brevo (Sendinblue SAS) — Udsendelse af e-mail til kandidater (SMTP-relay) (EU (Frankrig), Ingen tredjelandsoverførsel).
• Cloudflare — Netværk, DNS og adgang (tunnel) (USA/EU, DPF/SCC).

Opbevaring

Kandidatdata opbevares, så længe rekrutteringen er aktiv, og slettes eller anonymiseres derefter efter aftale med virksomheden. Ansøgninger, der kommer ind pr. mail, slettes fra vores postkasse 30 dage efter modtagelsen, og mails, vi ikke kunne koble til et bestemt opslag, slettes også efter 30 dage. Bogføringsbilag opbevares i 5 år. Konto-data slettes, når kundeforholdet ophører. Bekræftelser af firmamail opbevares i 5 år efter virksomhedens sidste annonce hos en offentlig jobbank eller efter, at virksomhedens konto er slettet — det er forældelsesfristen for krav, der kan opstå af annoncerne — og slettes derefter automatisk.

Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Kontakt os på kontakt@trimhire.io . Er du ansøger, kan du også bede om en menneskelig revurdering af en delvist automatiseret beslutning. Du kan klage til Datatilsynet.

Cookies

Vi bruger kun de nødvendige session-cookies, der får login til at virke. Vores statistik (selv-hostet Umami) er cookiefri, så der er intet cookiebanner.